Sådan får du succes med PIM

Du har købt og implementeret et PIM-system og er nu klar til at bruge systemet i drift. Du ønsker at få succes med PIM, så hvordan griber du det bedst an?

Forberedelse er det halve arbejde

“Forberedelse er det halve arbejde” – sådan lyder et gammelt ordsprog. Det gør sig også gældende når vi snakker PIM-systemer. For at opnå de forventet resultater med et PIM-system, er det altafgørende at du har lavet dit forarbejde. Du skal have fundet ud af:

• Hvor bruger du dine produktdata? (Hvilke kanaler).
• Hvor modtager du produktdata fra? (Leverandører og andre eksterne samarbejdspartnere).
• Hvordan dine produktdata er organiseret.
• Hvilke arbejdsprocesser skal systemet understøtte.
• Hvilke data skal vedligeholdes i PIM, og hvilke data skal vedligeholdes andre steder.

Det hjælper jeg virksomheder med at få afklaret. Ofte kan det nemlig være oplysende at få en udefra med systemerfaring til at komme og bidrage til denne proces.

Dette arbejde danner grundlag for at arbejdet i og omkring PIM-systemet kommer til at fungere som det skal. Har du ikke styr på dine data og arbejdsprocesser i implementeringsfasen, risikere du at tage systemet i brug med en opsætning som ikke bidrager til at højne effektiviteten i arbejdet med produktdata.

Når systemet skal tages i brug, er der selvsagt en forventning om at det hele nu bliver meget nemmere. Det er både ledelsen, marketingsafdelingen og eksterne samarbejdspartnere m.fl. der har høje forventninger til hvad systemet kan bidrage med. For et PIM-system er ikke helt billigt, derfor er det vigtigt at man kan udnytte systemet bedst muligt og få sparet noget tid og penge i det daglige arbejde med produktdata.

Få dokumenteret dine arbejdsprocesser

Det er vigtigt at man får dokumenteret sine nye arbejdsgange og processer. Hvordan er det eksempelvis at man opretter nye produkter i ERP-systemet, overfører dem til PIM-systemet hvor de beriges, inden de videresendes til webshoppen? Inden man fik PIM-systemet gjorde man det på en måde, nu skal det gøres på en helt anden måde, og det skal medarbejderne i virksomheden lære. Her er det min erfaring, at dokumentation spiller en vigtig rolle. Det kan være trin-for-trin beskrivelser med skærmbilleder i en Word-manual, eller videoguides optaget med et skærmoptagelsesprogram.

Undervisning internt i virksomheden hvor de nye arbejdsgange gennemgås, kan være en rigtig god ide. Men efter undervisningen glemmer de fleste typisk det meste af det de har hørt på undervisningsdagen. Derfor vil det være en god ide at få lavet nogle guides, så man hele tiden har noget at gå tilbage til. Glemmer man noget, kan man altid bare se videoen en gang mere.

Opfølgning

Opsætning og videreudvikling af et IT-system er noget der aldrig rigtig afsluttes. Der er altid noget man kan gøre bedre eller anderledes. Nogle gange skal der ændres en arbejdsproces, andre gange er det en ny funktion i systemet der afhjælper et problem.

Det er derfor vigtigt at dem der bruger systemet, f.eks. dig der arbejder i marketingsafdelingen, videreformidler deres erfaringer med det. Oplever du noget ved brugen af systemet som irriterer dig eller som du ikke syntes er hensigtsmæssigt, så skriv det ned på en liste, og saml dine ønsker til forbedringer sammen. PIM-leverandøren ved ikke nødvendigvis selv hvilke forbedringer der burdes implementeres prioriteringsmæssigt, det er ofte dig der bruger systemet som har den bedste indsigt i dette.

Hold løbende statusmøder internt omkring brugen af systemet, og hold en løbende dialog med leverandøren. Så vil du sikre dig en konstant fokus på hele tiden at tilpasse systemet så det hjælper dig bedst muligt. I den sidste ende giver det gladere medarbejdere og leverandører, for udover at spare penge og tid, så handler det jo også om arbejdsglæde.

God fornøjelse med den fortsatte brug af dit PIM-system 🙂