Kravspecifikation – få styr på detaljerne

Når man udarbejder en kravspecifikation, er det vigtigt at få beskrevet opgaverne så detaljeret som muligt. Dette gør, at man undgår:

• Misforståelser mellem virksomhed og leverandør.
• Interne misforståelser omkring, hvad der skal laves og hvordan det skal laves.
• At opgaven bliver dyrere end forventet.
• At opgaven kan ikke laves færdigt inden for den aftalte tid.

Lad os tage et eksempel:

Du skal have lavet en ny hjemmeside. I kravspecifikationen står der følgende:

Der skal være en topmenu med visning af produkter under kategorier.

CMS-leverandøren laver derfor en topmenu med visning af kategoriseret produkter.

Da virksomheden får gennemgået løsningen af CMS-leverandøren, er den ikke som forventet. Virksomheden spørger blandt andet:

– Hvorfor kan man kun oprette kategorier manuelt i menuen? Det var meningen, at de skulle blive overført fra ERP-systemet?
– Hvorfor kan man ikke sortere produkterne?
– Hvorfor kan man ikke flytte et produkt fra en kategori til en anden, uden at slette produktet fra den oprindelige placering først?

Her kan CMS-leverandøren svare:
– Vi har lavet det, som der står, der skulle laves. Skal man også kunne alt det, er det en helt anden pris vi snakker om.

Dette udmønter sig i irritation fra virksomheden, som syntes at CMS-leverandøren burde have været mere klar omkring, hvad der koster ekstra at få lavet i projektet. Virksomheden mener, at den aftalte pris burde indeholde en specialtilpasset topmenu, da CMS-leverandøren burde være klar over, hvor vigtigt den er for virksomheden.

Omvendt bliver CMS-leverandøren irriteret på virksomheden, fordi de tror at de kan få lavet en kundespecifik løsning, når CMS-leverandøren selv havde en forventning om, at der bare skulle laves en standard topmenu.

En mere præcis beskrivelse af opgaven i kravspecifikationen ville derfor have givet færre misforståelser. Beskrivelsen for denne opgave kunne lyde sådan her:

• I NAV ERP systemet (Navision) findes der en varekategoristruktur. Denne struktur skal overføres til CMS-systemet, så den kan anvendes som topmenu på hjemmesiden. Der skal i NAV oprettes et ekstra felt, hvor kategorinavnet skal indtastes. Dette skal anvendes til at kunne angive en anden kategoribetegnelse på hjemmesiden end i NAV. (Eks.: NAV navn: armatur. Web navn: vandhane).
• Der skal kunne tilføjes produkter manuelt i CMS-systemet, produkter som ikke findes i NAV, men som er oprettet direkte i CMS-systemet.
• Det skal være muligt at redigere og slette både produkter og kategorier fra strukturen. Dette skal kun kunne gøres fra NAV af, hvorpå ændringerne så overføres til CMS-systemet.
• Det skal være muligt at eksportere og importere kategorierne til og fra Excel, så de kan sendes til oversættelse. Oversættelser skal kun håndteres i CMS, ikke i NAV.
• Der skal angives, hvilke landesider/sprog på hjemmesiden et produkt skal publiceres til. Kategorier skal kunne publiceres til udvalgte landesider, og produkter skal kunne publiceres under flere forskellige kategorier.
• Sortering af produktrækkefølge under en kategori kunne angives i NAV.
• Sortering af kategorirækkefølge skal kunne angives i NAV.
• Mulighed for at se, hvilke produkter der ligger under et givent menupunkt via en søgning.
• Angivelse af primær placering af produkter i menuen. Hvis et produkt findes flere steder i menuen, skal det kunne angives, hvilken placering der er den primære. Denne placering skal anvendes på søgesiden på hjemmesiden. Søges der efter produktet, skal den primære placering dukke op som den første.
• Fonten i menuen skal være i henhold til de fonte, der er defineret i andet afsnit i kravspecifikationen. Se afsnit xx omkring fonte.

Beskrivelsen kan sagtens være længere og mere præcis end her, men ovenstående skulle gerne afspejle, hvor vigtigt det er at få beskrevet opgaverne ordentligt. Ellers får virksomheden ikke det de forventer, og leverandøren ved ikke præcis hvad virksomheden forventer, at de laver.

Hvad er dine erfaringer med kravspecifikationer til webprojekter?