Hvad er et DAM system?

DAM-system. Du kender det måske mere som en billeddatabase. Det er her du kan organisere, berige og videredistribuere digitale filer som anvendes i din virksomhed. Måske anvender du allerede et DAM-system i dag. Måske du endda også bruger det sammen med et PIM-system. I begge tilfælde vil en billeddatabase være et sted hvor du har samlet dine digitale filer, så de er samlet ét, centralt sted, frem for at ligge og rode rundt på alle mulige fællesdrev, mailbokse, USB stik og hvad man ellers kan komme til at bruge når man i en fart skal gemme en fil. Filerne ligger kun i en version i systemet, men kan downloades i forskellige formater – både højtopløselige versioner og versioner til web.

Definition på et DAM-system

DAM står for Digital Asset Management. Det er et IT-system, der anvendes til at opbevare digitale filer i. Det kan f.eks. være:

• Produkt billeder og miljø billeder.
• Video filer.
• Lyd filer.
• Marketing materialer. Typisk PDF filer som indeholder salgsbare informationer eller præsentationer om produkter.

Sådan bruger du et DAM-system

Du samler og organiserer dine digitale filer i systemet. Det gøres typisk ved at du organiserer dine billeder og dokumenter i en overskuelig folder struktur, så de nemt kan findes ved at klikke sig rundt i strukturen. Ligesom du kender det fra Windows Stifinderen.

• Du har mulighed for at koble metadata og andre beskrivelser på, så filerne lettere kan søges frem.
• Du kan sætte rettigheder på folderne og styre hvem som skal have adgang til dem.
• Du kan oprette brugere, der via rettigheder på folderne, får adgang til udvalgte filer via et login i en browser. Her kan både interne medarbejdere og eksterne forhandlere logge ind og downloade de filer de skal bruge.

Er et DAM-system for alle?

Ja det er det. Der er dog virksomheder som også klarer sig fint uden. Det er typisk mindre virksomheder som ikke har så mange filer og materialer liggende, og som derfor godt kan overskue at holde styr på deres data uden. Har du ikke et sådan system, kan det dog være svært at fremsøge og videredistribuere de rigtige filer til de rigtige personer, samt holde styr på hvilken version forskellige afdelinger og interessenter kan have liggende på deres PC, samt hvilke billeder der anvendes i marketing materialer. Derfor er det efterhånden sværere og sværere at finde virksomheder som ikke har en eller anden form for billeddatabase system, eller som minimum anvender systemet gennem eksterne samarbejdspartnere.

Prisen på DAM-systemer er ikke så omkostningstunge som investeringen i andre systemer, og indlæringskurven er heller ikke så høj sammenlignet med f.eks. at implementere et ERP-system. Derfor vil et DAM-system i en eller anden form være relevant for de fleste virksomheder.

Har du brug for rådgivning omkring hvilket DAM-system der kunne være relevant for dig, er du velkommen til at kontakte mig. Så får du en uvildig rådgivning omkring mulige leverandører – målrettet din virksomhed og ikke leverandørerne.