Få dokumenteret dit system setup

Har du styr på dit system setup – hvilke IT-systemer anvendes der i din virksomhed?

Er det de rigtige systemer du har i forhold til de behov du har?

Har medarbejderne behov for en opdatering af de muligheder der er i systemerne, for at kunne anvende dem optimalt?

Hvilke IT systemer har vi egentlig?

Det er vigtigt at have styr på hvilke IT systemer man har i en virksomhed, om man har de rigtige, samt hvordan de bruges. Her spiller dokumentation en vigtig rolle. Måske du har adgange liggende til IT systemer som I aldrig har fået taget i brug? Så betaler du sandsynligvis en årlig licens og opdateringsabonnement for at anvende systemet. Dette betaler du typisk uanset om du bruger systemet eller ej. Det kan derfor godt betale sig at gå systemerne efter i sømmene, og stille spørgsmålstegn ved om det nu også er nødvendigt at anvende de pågældende systemer. Og få så skrevet de ting ned som du finder frem til.

Dokumenter værdien af systemerne

En måde at gøre det på, er at få medarbejderne i den pågældende afdeling som er ansvarlig for brugen af systemet, til at beskrive og beregne hvilken værdi det giver at have det pågældende system i huset. Det er sundt, en gang i mellem at stille spørgsmålstegn ved hvorfor man gør som man gør.

Anvender I alle muligheder i systemerne?

Der kommer med jævne mellemrum opdateringer og forbedringer til de forskellige systemer. Er jeres systemer opdateret, og har I styr på hvilke nye funktioner der er kommet?

Ofte giver det god værdi at kontakte sine leverandører og tjekke om der kommet nye funktioner som kunne være rigtig interessante at anvende for lige netop jeres virksomhed. Måske en ny funktion kan spare halvdelen af tiden ved en af de nuværende arbejdsprocesser – det er da værd at bruge lidt tid på at undersøge.

Er der en procesbeskrivelse der beskriver hvordan I fremadrettet sikre jer at I bliver informeret når der kommer nye funktioner?

Få hjælp til at få dokumenteret dit system setup

Ønsker du hjælp til at få dokumenteret dit setup, er du velkommen til at kontakte mig. Jeg gennemgår gerne setuppet med jeres medarbejdere, dokumenterer hvordan det virker, og rådgiver om der kunne være forbedringer som kunne være interessante at få sat gang i. Det gælder også integrationer mellem de forskellige systemer.

Jeg har i et tidligere blog indlæg om skærmoptagelse lavet et eksempel på hvordan man kan dokumentere anvendelsen af et system, så f.eks. nye medarbejdere lettere kan komme ind i arbejdet. Jeg hjælper dig gerne med at lave sådanne videoer.