Hvad er et PIM system?

PIM system. Du er muligvis stødt på ordet i forskellige sammenhænge, og måske også fået forklaret hvad det er. Forklaringen har måske ikke hængt helt fast, så det kan være lidt uklart, helt præcis hvad det er – og hvad det gør.

Det er du ikke den eneste der har oplevet. Et PIM system er et ret teknisk system, og kan derfor godt være lidt svær at forstå.

Jeg har selv som projektleder på PIM-projekter implementeret og arbejdet med PIM systemer. Det har jeg gjort både fra kundesiden af i en marketingsafdeling, og fra konsulent siden af, hvor jeg har sat PIM systemer op til kunder. Derfor kender jeg naturligt nok den type systemer. Derfor har jeg også ofte skulle forklare hvad et PIM-system er – og det er ikke altid så nemt at forklare. Men lad os prøve.

Definition på et PIM system

PIM står for Product Information Management. Det er et IT-system, der anvendes til at opbevare produktdata i. Produktdata kan være:

• Tekster – som du bruger til at beskrive dine produkter i din webshop.
• Priser – som du bruger til at vise på dine produktsider i din webshop.
• Filer – som brugerne kan downloade fra din hjemmeside – typisk som en PDF.
• Billeder – f.eks. billeder af dine produkter i din webshop.

Den bedste måde er at betragte indholdet i det som en stor database. Når du kigger i en database, ser du indholdet i kolonner og rækker. Så når man kigger i et PIM system, er det lidt ligesom at kigge på data i et Excel ark. Og ligesom Excel er PIM systemer ret avancerede. De kan en masse forskellige ting, som vi kommer ind på i et senere blog indlæg. Her og nu nøjes vi med at konstatere at hovedformålet med et PIM system er, at have ét, centralt sted at opbevare sine produktdata, frem for at have dem liggende flere forskellige steder. Systemet anvender du så til at publicere dine produktdata ud til de salgskanaler som du anvender i din virksomhed. Det kan være hjemmesiden, webshoppen, prislister, kataloger – og meget andet.

Sådan arbejder du med PIM

Vi forestiller os lige et øjeblik at du arbejder i en marketingsafdeling. Her skal du opdatere billedet på en produktside i din webshop. Du finder billedet på dit PC drev hvor du typisk gemmer dine billeder, og uploader det til CMS-systemet så det kommer på produkt siden i webshoppen.

Så ringer Jørgen fra salgsafdelingen. Han skal bruge det samme billede til en kunde. Du sender derfor billedet til ham i en mail, så han kan videresende mailen til kunden.

Så kommer din chef Jytte over til dig. Hun vil gerne have dig til at færdiggøre produktkataloget som skal på hjemmesiden. Du indsætter derfor billedet i InDesign, gemmer kataloget som PDF, og uploader det til hjemmesiden.

Lige pludselig før du ved af det, ligger det samme billede flere forskellige steder. På dit PC drev, i CMS systemet, i din mail boks, i kundens mailboks, i InDesign, og i PDF’en.

Nu vil du så gerne udskifte billedet, og kommer i samme øjeblik i tanke om hvor mange steder det egentlig ligger. “Det kommer til at tage lang tid”, tænker du.

Og det er rigtigt. Havde du haft billedet liggende centralt i et PIM-system, skulle du kun have haft opdateret billedet et sted. Og det er her, den store fordel ved et PIM-system kommer ind.

Er PIM systemer for alle?

Skal du så have et sådan system, for det lyder da smart at man kan spare en masse tid når man arbejder med sine produktdata?
Det er ikke sikkert, for PIM-systemer er ikke for alle. Det vil jeg komme mere ind på i senere indlæg som du også vil kunne finde links til her i artiklen efterhånden som de bliver publiceret. Men nu ved du forhåbentlig lidt mere om hvad det er.

Skal du have hjælp til at få afklaret om et PIM-system er noget for dig, så kan du bruge mig som uvildig uafhængig rådgiver. Med fokus på din virksomhed og ikke en bestemt leverandør. Kontakt mig gerne for mere info.